Rendezvény-
szervezés

Koncepció és tervezés

A tervezési szakasz célja, hogy az ötletből egy átgondolt, pontosan megvalósítható rendezvényterv szülessen.

Megismerjük a rendezvény célját, típusát, időpontját, létszámát, a megrendelő elképzeléseit és a rendelkezésre álló költségkeretet. Kiválasztjuk vagy felmérjük a helyszínt. Összeállítjuk a rendezvény programját és időrendjét, valamint meghatározzuk a fontosabb feladatokat és azok felelőseit. Szükség szerint egyeztetjük a cateringet és egyéb szolgáltatásokat.

A kiválasztott szolgáltatások és megoldások alapján elkészül a részletes költségvetés és a rendezvény megvalósítási terve. A megrendelővel közösen véglegesítjük a részleteket, majd elkészül a kivitelezéshez szükséges pontos rendezvényterv és időzítés.

Helyszín és beszállítók

A helyszín kiválasztása és előkészítése a rendezvény egyik legfontosabb szervezési feladata. Nemcsak azt kell figyelembe venni, hogy a helyszín szép legyen, hanem azt is, hogy funkcionálisan megfeleljen a rendezvény minden igényének. Fontos lépések:

• Helyszínkeresés – a rendezvény jellegéhez és létszámához megfelelő helyszínek felkutatása
• A helyszín adottságainak felmérése – pl. befogadóképesség, technikai felszereltség, mosdók, öltözők és háttérhelyiségek, parkolás és megközelíthetőség, beszállítási és rakodási lehetőségek
• Helyszíni szabályok és feltételek egyeztetése – pl. nyitvatartás, külső szolgáltatók beengedése, gyertya, füstgép, konfetti vagy egyéb speciális elemek használata, a zene és hangosítás feltételei

Egy nagyobb rendezvényen több szolgáltató dolgozik egyszerre. Az SK Event feladata lehet ezek összehangolása, hogy mindenki tudja, mikor, hová és milyen feltételekkel érkezik. A partnerkoordináció egyik legfontosabb eredménye egy részletes időzítés, amelyben minden szolgáltató számára meghatározható, ki, mikor, hová, milyen feladattal és milyen eszközökkel érkezik.

A cél, hogy a rendezvény napján ne a szolgáltatók összehangolásával kelljen foglalkoznotok – mindenki tudja a feladatát, a helyszínt és az időzítést.

Programszervezés

Egy rendezvény sikeréhez nemcsak a helyszín és a dekoráció, hanem a jól felépített, változatos program is hozzájárul. A programok összeállításánál figyelembe vesszük a rendezvény típusát, a vendégek korosztályát, létszámát és az esemény hangulatát. A programszervezés magában foglalhatja:

• fellépők és előadók
• zenei és szórakoztató programok
• céges programok
• családi és gyermekprogramok

A kiválasztott programokat időrendbe szervezzük, egyeztetjük a fellépőkkel és szolgáltatókkal, valamint összehangoljuk a helyszín, a catering, a dekoráció és a technikai személyzet munkájával. A cél egy olyan jól felépített programmenet, amelyben vannak aktív és pihenőbb szakaszok, a fontos programpontok megfelelő időben követik egymást, és a vendégek számára végig élvezhető marad a rendezvény.

A megfelelő fellépő, a jól időzített program és a gördülékeny koordináció együtt teszi igazán emlékezetessé az eseményt.

Helyszíni lebonyolítás

A rendezvény napján a koordináció feladata, hogy a korábban megtervezett folyamatok időben, összehangoltan és lehetőleg fennakadások nélkül valósuljanak meg. A koordinátor a háttérben figyeli az esemény minden fontos részletét, így a megrendelőnek és a vendégeknek már csak az élményre kell koncentrálniuk.

A rendezvénynapi koordináció lényege, hogy a háttérben mindenki tudja, mikor, mit és hol kell tennie – miközben a megrendelő és a vendégek gondtalanul élvezhetik az eseményt. A jó koordinátor nem feltétlenül látható egész este, de minden fontos pillanatban ott van, amikor szükség van rá:

• szolgáltatók fogadása és koordinálása
• technikai próbák ellenőrzése
• programok lebonyolításának koordinálása
• folyamatos időfigyelés
• váratlan helyzetek kezelése
• folyamatos kapcsolattartás